Rekrytointi kiireessä – tee ainakin nämä asiat! Mitkä ovat tärkeimmät rekrytointiprosessin vaiheet?

Teetpä rekrytointia sitten lyhyen tai pitkän aikavälin resursointisuunnitelmaan perustuen, välillä kiire saattaa yllättää. Rekrytointi ei varmasti parane kiireessä. Onkin tärkeää tunnistaa tilanne, jolloin syystä tai toisesta kannattaa tukeutua rekrytointikumppaniin. Koska mekin olemme kuitenkin realisteja, tiedämme, että joskus on tilanne, milloin epäedullisessa tilanteessa pitää vaan suorittaa. Siksi olemme koostaneet sinulle muistilistan asioista, joista sinun tulee ainakin huolehtia, varmistaaksesi rekrytoinnin onnistuminen.

1. TIEDÄ, MITÄ HAET!

🎬 Rekrytoinnin käynnistys on onnistumisen kannalta kaikista tärkein vaihe. Jos oikaiset tässä kohdassa, kaikki tämän jälkeen tapahtuva on vain ”mutua”. 🤷🏻️ Ennen kuin julkaiset työpaikkailmoitusta, selvitä itsellesi ja kaikille muillekin rekrytointiin osallistuville osapuolille seuraavat asiat:

• Mitkä ovat roolin vastuut, vaatimukset ja päätehtävät – nyt ja tulevaisuudessa? Mieti osaamistarvetta myös hieman pidemmälle tulevaisuuteen.
• Minkälaisen taustan omaava henkilö onnistuu tehtävässä? Mitä osaamista halutaan shoppailla, eli puuttuuko organisaatiosta jotain osaamista, mitä tehtävän rekrytoinnin myötä voidaan saada? Haasta myös omia ajatuksiasi: mikä on OIKEASTI merkityksellistä?
• Minkälainen ”tyyppi” sopii tehtävään ja yritykseen, eli minkälaiset persoonatekijät puoltavat onnistumista tehtävässä? Muista siis pehmeät osaamiset, toimintatyylit ja cultural fit!
• Mitä voit maksaa oikeanlaiselle osaajalle ja mitkä asiat vaikuttavat palkan suuruuteen? Selvitä itsellesi palkkaraamit organisaatiossasi, ja mikä on palkkataso vastaavissa tehtävissä organisaatioisi sisällä, kuten myös työmarkkinoilla laajemmin? (Lukaise muuten myös blogimme palkka-avoimuudesta!)
• Millä toimenpiteillä ja aikataululla rekrytointi onnistuu? Ole realistinen: jos on kiire, kannattaako tuhlata aikaa ”kokeilemalla” perinteistä ilmoitushakua, vai kannattaisiko heti tukeutua sourcingiin eli passiivisten kandidaattien houkutteluun?
• Onko tällaisia tyyppejä jo olemassa organisaatiossasi valmiina tai kasvamassa? 🌱 Tai oikeasti edes olemassa…? 🦄🙈

 

2. VARAA AIKAA – SITÄ NIMITTÄIN KULUU

Rekrytointiin kuluva aika on paljon muutakin kuin ne muutamat tunnit, jotka vietät haastattelemalla kandidaatteja! 🙈 Jotta homma ei romahda kesken prosessin, etkä riskeeraa rekrytoinnin epäonnistumisen lisäksi vielä hakijakokemustakin, aikatauluta koko homma. Milloin henkilön pitäisi aloittaa? 👉🏼 Tämä määrittää aikataulun isossa kuvassa, eli lähde laskemaan tästä ajan hetkestä taaksepäin. Minimissään varaa aikaa seuraavasti:

• Valmistelu 1 viikko (speksaus, ilmoituksen kirjoittaminen ja julkaisu, rekrytointimarkkinoinnin käynnistäminen)
• Hakuaika 2-3 viikkoa
• Haastattelut 1-2 viikkoa
• Valintapäätös, työn tarjoaminen ja sopimusprosessi 1 viikko
• Kandidaatin irtisanomisaika tyypillisimmin 2 viikkoa – 2 kuukautta

Hyvä nyrkkisääntö on varata minimissään 40 tuntia rekrytointiprosessin eri vaiheiden toteuttamiseen! Jos tarvittavaa aikaa tai kokemusta rekrytoinneista ei ole, pohdi rekrytointikumppanin käyttöä tai rekrytoinnin siirtämistä eteenpäin.

 

3. VARMISTA ONNISTUNUT HAASTATTELU! 👥

Onnistunut haastattelu alkaa hyvällä valmistautumisella. 📝 Suunnittele aikataulu, vastuut haastatteluun osallistuvien välillä sekä haastattelurunko. Huolehdi käytännön järjestelyistä ja varmista, että käytössä oleva tila on toimiva tai tekniikka kunnossa etä-haastattelua varten.

Luo haastattelussa rento, mutta asiallinen ilmapiiri. Keskity haastattelun aikana pelkästään hakijaan ja haastattelutilanteeseen, eli pidä kännykkä piilossa äläkä vastaile Teams-viesteihin kesken keskustelun. Työnantajapuoli johtaa keskustelua, mutta pidä huolta, että myös hakijalla on mahdollisuus kysyä häntä kiinnostavia asioita. Pidä tilanne keskustelunomaisena sen sijasta, että noudattaisit kysymys – vastaus – kysymys – vastaus -runkoa. Tartu kuitenkin hakijan vastauksiin ja kysy tarvittaessa tarkentavia kysymyksiä. KUUNTELE.

Ja lopuksi: muista jälkihoito. Kerro haastattelun päätteeksi rekrytointiprosessin jatkon aikataulu. Jokainen haastateltu kandidaatti on puhelun arvoinen ja ansaitsee kuulla, miten homma jatkuu tai ei jatku.

🤌🏽 Pssst. Olemme koonneet Sinulle kattavan info-paketin haastattelu-tipseistä sekä kysymyksistä, joita ET saa kysyä haastattelussa. Voit ladata sen käyttöösi täältä.

 

4. PÄÄTÖKSENTEON PAIKKA – ÄLÄ TYRI! 🙅🏻️

Jäikö jokin askarruttamaan vai onko kaikki selvää? 🤔 Maaliviivan häämöttäessä tarkista vielä kärkikandin suositukset eli referenssit, varmista etenemisen edellytykset sisäisesti ja toimi ripeästi! 💨

Tarkista jo ennakkoon raamit työn tarjoamiselle: millä perusteella valinta tehdään? Korostuuko kriteereissä ensisijaisesti osaaminen vai potentiaali? Tai mikä painoarvo on yrityksen kulttuuriin ja arvoihin sopivuudella? Entä kuka voi tehdä valintapäätöksen? Hae tarvittavat hyväksynnät organisaatiossasi ja etene päivien, ei viikkojen kuluessa.

Käsittele paras ehdokas ensin ja muut välittömästi hänen jälkeensä. Ilmoita ulos jääville kärkikandeille, ettei valinta kohdistunut heihin, mutta pidä huoli, että voit jatkossa soittaa heille, jos tilanne elää. Varaudu tarvittaessa selventämään hakijoiden valintaperusteita jälkikäteen. Läpinäkyvyys ja rehellisyys ovat aina hyvästä.

Huolehdi rekrytoinnin laadukkaasta viimeistelystä:

• Suullisen sopimuksen jälkeen kirjallinen työsopimus kannattaa allekirjoittaa mahdollisimman pian.
• Sovi kandidaatin kanssa kaikki tarvittavat aloitukseen liittyvät käytännön asiat.
• Kandidaattiin saa ja kannattaakin pitää yhteyttä työsopimuksen allekirjoittamisen ja aloituksen välissä!

Muista myös: avoin positio on aina parempi kuin väärä rekrytointi! 🤌🏽

 

5. Hakijaviestintää – mieluummin liikaa kuin liian vähän

Kun olet suunnitellut rekrytointiprosessin kulun etukäteen, on siitä helpompi tiedottaa kandidaateille aktiivisesti. 🗣️ Mitä se sitten käytännössä tarkoittaa? ️ Mikäli suinkin mahdollista, kannattaa hakemuksia alkaa käsittelemään jo hakuaikana. Tartu potentiaalisiin henkilöihin heti ja kutsu heidät haastatteluun. Niille, jotka eivät etene haastatteluihin tulee viestiä tästä viimeistään haun päätyttyä (mutta on täysin ok kommunikoida tämä jo hakuaikana!).

Hakijaviestintä minimissään:

• ”Kiitos hakemuksestasi – palaamme asiaan viimeistään…” 🙏🏼
• Haastatteluvalinnat
• Ei kiitos –viestintä 🤷🏽
• Tarjous valitulle kandidaatille 🤝

 

6. Perehdytys viimeistelee onnistuneen rekrytoinnin

Perehdytys on olennainen osa rekrytointiprosessia. Sekin vie aikaa, eli järjestä sitä! 💪🏽 Ole ottamassa vastaan ja anna aikaasi ainakin parina ensimmäisenä päivänä. Vastuuta ja kiinnitä myös tiimin kalentereihin aika perehdytykselle.

Perehdytyksessä aloitat rekrytointiprosessin aikana annettujen lupausten lunastamisen. 🤝

Puutteellisesti hoidettu perehdytys saattaa kostautua ongelmatilanteissa ja aiheuttaa huolta ja stressiä työntekijälle. Lopputuloksena voi olla huono kokemus sekä työntekijälle että työnantajalle. Nykypäivänä niin positiiviset kuin negatiivisetkin kokemukset leviävät nopeasti esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, joten nyt on aikasi loistaa ja tehdä vaikutus! Perehdytyksessä varmistat, että loistavista rekrytoinneista tulee myös loistavia työntekijöitä. 🔥

 

Miltä kuulosti? 🤔 Pystytkö sitoutumaan rekrytointiprosessiin ja varmistamaan sen onnistumisen? 🫵🏽 Muista, että apuakin on tarjolla. 💛